Sağlayıcı değiştirmeye karar verdiniz. Alan adı yönlendirmesi ve DNS tarafı planlı — ama on yıllık yazışma arşiviniz eski sunucuda duruyor ve onu taşımadan geçiş yapılamaz.
Bu yazı, posta kutusu içeriğinin taşınmasını ele alıyor.
Taşımadan Önce Bilinmesi Gerekenler
Planlama, gerçek rakamları öğrenmekle başlar:
- Kaç posta kutusu var?
- Toplam boyut ne kadar?
- En büyük kutu kaç GB?
- Kaç iletiden oluşuyor?
- Klasör yapısı ne kadar derin?
Dördüncü madde süreyi belirleyen asıl faktördür: taşıma süresini toplam boyut değil, ileti sayısı belirler — her ileti ayrı bir işlem gerektirir.
Bir gigabaytlık tek bir dosya hızla kopyalanır. Aynı boyuttaki elli bin küçük ileti ise saatler sürebilir.
Üçüncü madde ise hedef tarafta kota sorunu çıkarabilir. Yeni sağlayıcıdaki kutu limiti, taşınacak en büyük kutudan küçükse taşıma yarıda kalır.
Taşıma Yöntemleri
| Yöntem | Uygunluk |
|---|---|
| İstemci üzerinden sürükleme | Tek kutu, küçük hacim |
| IMAP eşitleme aracı | Çoklu kutu, otomatik |
| Sağlayıcı taşıma servisi | Destekleniyorsa en kolay |
| Dışa aktar ve içe aktar | Yavaş, riskli |
| Sunucu düzeyinde kopyalama | Aynı yazılım kullanılıyorsa |
İkinci satır çoğu senaryonun doğru cevabıdır: IMAP tabanlı eşitleme araçları iki sunucuya aynı anda bağlanır, klasör yapısını korur ve kesilen bir taşımayı kaldığı yerden sürdürür.
Bu son özellik kritiktir. Uzun süren taşımalarda bağlantı kopması kaçınılmazdır ve baştan başlamak istenmez.
Birinci satır ise küçük işler için hâlâ geçerlidir. Ancak binlerce iletide istemci donar ve işlem güvenilmez hâle gelir.
Doğru Sıralama
Taşımanın kesintisiz olması sıralamaya bağlıdır:
- Yeni sunucuda kutuları oluşturun.
- İlk tam kopyalamayı yapın. DNS değişmeden.
- DNS kayıtlarını değiştirin.
- Fark kopyalaması yapın. Yeni gelenler için.
- Kullanıcıları yeni sunucuya yönlendirin.
- Eski sunucuyu bir süre açık tutun.
Dördüncü adım bu planın kalbidir: ilk kopyalama sırasında ve DNS yayılırken eski sunucuya yeni iletiler gelmeye devam eder, ikinci bir fark kopyalaması yapılmazsa bu iletiler kaybolur.
IMAP eşitleme araçları bu ikinci geçişi hızlı yapar; yalnızca yeni iletileri aktarır.
Altıncı adım güvenlik ağıdır. DNS önbellekleri nedeniyle bazı gönderenler günlerce eski sunucuya ileti göndermeye devam edebilir.
İkinci adımdaki "DNS değişmeden" ifadesi önemlidir. Arşivin büyük kısmı, henüz kimse etkilenmezken sakin sakin taşınmalıdır.
Sık Karşılaşılan Sorunlar
- Klasör adlarındaki Türkçe karakterler.
- Çok büyük tek iletiler. Ek boyut limiti.
- Sunucu bağlantı sayısı sınırı.
- Özel klasör isimlendirmeleri.
- Bozuk veya eksik iletiler.
Üçüncü madde taşımayı beklenmedik biçimde yavaşlatır: birçok posta sunucusu aynı hesap için eş zamanlı bağlantı sayısını sınırlar ve paralel taşıma denemeleri bağlantı reddiyle karşılaşır.
Bu sınır aşıldığında sunucu geçici olarak hesabı kilitleyebilir. Taşıma aracının eş zamanlılık ayarını düşürmek gerekir.
Birinci madde ise klasörlerin hedefte farklı isimlerle oluşmasına yol açar. Taşıma sonrası klasör listesini karşılaştırmak bunu yakalar.
Dördüncü madde sağlayıcılar arası farklardan doğar. Gönderilen, çöp kutusu ve spam klasörlerinin adları her sistemde aynı değildir ve eşleştirilmeleri gerekir.
Taşımayı Doğrulamak
"Bitti" demeden önce kontrol edilecekler:
| Kontrol | Yöntem |
|---|---|
| İleti sayısı | Klasör bazında karşılaştırın |
| Klasör listesi | Eksik klasör var mı? |
| En eski ileti | Arşivin başı geldi mi? |
| Ekli iletiler | Rastgele birkaçını açın |
| Okunmamış durumu | Korunmuş mu? |
Üçüncü satır basit ve etkili bir testtir: en eski iletinin tarihini kontrol etmek, taşımanın arşivin tamamını mı yoksa yalnızca son dönemini mi kapsadığını anında gösterir.
Bazı araçlar varsayılan olarak belirli bir tarihten sonrasını taşır. Bu ayar fark edilmezse arşivin büyük kısmı geride kalır.
Birinci satır ise en güvenilir ölçüdür ve klasör bazında yapılmalıdır. Toplam sayı tutuyor ama klasör dağılımı bozuksa, iletiler yanlış yerlere düşmüş demektir.
Kullanıcı Tarafı
Teknik taşıma bitse bile kullanıcıların yapması gerekenler vardır:
- İstemci ayarlarını güncelleyin.
- Mobil cihazları da unutmayın.
- Yerel arşivleri kontrol edin.
- Kuralları ve imzaları taşıyın.
Dördüncü madde çok sık atlanır: istemci tarafında tanımlı filtreleme kuralları, imzalar ve adres defteri sunucuyla birlikte taşınmaz — bunlar ayrıca dışa aktarılıp yeni kuruluma alınmalıdır.
Sunucu tarafında tanımlı kurallar ve otomatik yanıtlar da yeni sistemde yeniden oluşturulmalıdır.
İkinci madde ise en çok destek talebi üretir. Kullanıcı bilgisayarını günceller, telefonunu unutur ve "telefonuma e-posta gelmiyor" diye bildirir.
Zamanlama
Taşıma ne zaman yapılmalı?
- Hafta sonu veya tatil dönemi. Düşük trafik.
- Yoğun iş dönemlerinden uzak.
- Kullanıcılara önceden bildirin.
- Geri dönüş planı hazır olsun.
Dördüncü madde çoğu geçişte hiç düşünülmez: yeni sunucuda ciddi bir sorun çıkarsa eski sunucuya dönebilmek için DNS kayıtlarının eski değerleri ve eski hesapların aktif kalması gerekir.
Bu nedenle eski hesaplar taşıma sonrası hemen kapatılmamalıdır. Birkaç haftalık bir güvenlik penceresi bırakmak doğru olur.
Geçiş sürecinde gönderim tarafını da planlamak gerekir; kurumsal e-posta çözümleri kapsamında gönderim altyapısı kutu barındırmadan bağımsız yapılandırılabildiği için geçiş sırasında gönderim kesintisi yaşanmaz.
Sonuç
Posta kutusu taşımada süreyi toplam boyut değil ileti sayısı belirler — aynı hacimdeki elli bin küçük ileti, tek bir büyük dosyadan kat kat uzun sürer. Planın kalbi ikinci geçiştir: DNS yayılırken eski sunucuya gelmeye devam eden iletiler, fark kopyalaması yapılmazsa kaybolur. Taşıma sonrası en eski iletinin tarihini kontrol edin; bazı araçlar varsayılan olarak yalnızca son dönemi taşır. Ve eski hesapları hemen kapatmayın — geri dönüş planınız onlara bağlıdır.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Taşıma ne kadar sürer?
Toplam boyuttan çok ileti sayısına bağlıdır, çünkü her ileti ayrı bir işlem gerektirir. Bir gigabaytlık tek dosya hızla kopyalanır; aynı boyuttaki elli bin küçük ileti saatler sürebilir. Sunucunun eş zamanlı bağlantı sınırı da hızı doğrudan etkiler.
Taşıma sırasında gelen iletiler ne olur?
İlk kopyalama sırasında ve DNS yayılırken eski sunucuya ileti gelmeye devam eder. Bu yüzden DNS değişikliğinden sonra ikinci bir fark kopyalaması yapılmalıdır; yapılmazsa o iletiler kaybolur. Eski sunucuyu birkaç hafta açık tutmak da gerekir.
Hangi yöntemi kullanmalıyım?
Çoğu senaryoda IMAP tabanlı eşitleme araçları doğru cevaptır — iki sunucuya aynı anda bağlanır, klasör yapısını korur ve kesilen taşımayı kaldığı yerden sürdürür. Tek ve küçük bir kutu için istemci üzerinden sürükleme yeterli olabilir.
Taşımanın eksiksiz olduğunu nasıl anlarım?
Klasör bazında ileti sayılarını karşılaştırın, klasör listesinde eksik olup olmadığına bakın ve en eski iletinin tarihini kontrol edin. Bu son kontrol kritiktir çünkü bazı araçlar varsayılan olarak yalnızca belirli bir tarihten sonrasını taşır.
